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Checkliste für die Einführung von Telearbeitsplätzen

Von der IT-Sicherheit bis zur Einbindung des Personalrats: Was Unternehmen und Behörden beachten sollten

Tele- oder Heimarbeitsplätze erfreuen sich in Unternehmen und Behörden wachsender Beliebtheit. Mitarbeiter schätzen die zusätzliche Flexibilität, die oft mehr Raum für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf bietet. Entscheidend ist jedoch, sich bereits im Vorfeld mit wichtigen IT-Sicherheitsfragen, Datenschutzbestimmungen und auch personalpolitischen Fragen auseinanderzusetzen.

ECOS Technology (www.ecos.de), Spezialist für den sicheren Fernzugriff auf Daten und Applikationen, hat im Rahmen einer Checkliste sieben wichtige Punkte zusammengestellt, die bei der erfolgreichen Einführung von Heimarbeitsplätzen unterstützen:

1. Datenschutz

Bei Heimarbeitsplätzen werden per se Daten außerhalb des Unternehmens bearbeitet. Oft handelt es sich dabei um sensible Daten und Dokumente. Ein Verlust dieser Daten kann dem Unternehmen einen erheblichen Imageschaden (und damit in der Regel auch finanzielle Nachteile) zufügen bzw. der Konkurrenz einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Spätestens dann, wenn personenbezogene Daten hinzukommen, ist es unerlässlich, sich mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), im Speziellen mit §9 (Link 1) und der Anlage 1 (Link 2), auseinanderzusetzen.

Für eine Einstufung der Daten und eine Beurteilung der zu treffenden Maßnahmen empfiehlt es sich auch, das Schutzstufenkonzept des LfD Niedersachsen (Link 3) heranzuziehen.

Ein wesentlicher Punkt zur Erfüllung der Bestimmungen gemäß BDSG wäre es, keinerlei Daten auf einem lokalen Rechner zu speichern, sondern ausschließlich über Terminalserver, eine Virtual-Desktop-Infrastruktur oder per Webanwendung auf zentral gespeicherte Daten zuzugreifen.

Über eine 2-Faktor-Authentisierung muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten und der Zugang nicht in falsche Hände gerät, etwa durch das Abgreifen der Zugangsdaten über einen Keylogger auf dem genutzten PC.
Ferner muss gewährleistet werden, dass auch auf andere Weise keinerlei Daten abgefangen werden, weder durch den Anwender selbst, noch über einen Trojaner, der Bildschirminhalte ausspioniert. Am wirkungsvollsten ist dies über eine gekapselte und geschützte Arbeitsumgebung zu erreichen. ECOS Technology etwa ermöglicht dies durch den ECOS SECURE BOOT STICK.

Für eine detaillierte Analyse der einzelnen Bestimmungen gemäß BDSG hat ECOS ein Whitepaper mit dem Titel „Fernzugriff auf zentrale Daten und Anwendungen“ bereitgestellt (http://www.ecos.de/unternehmen/downloads/white-paper/).

2. IT-Sicherheit

Mit den Vorkehrungen zur Erfüllung des BDSG sind bereits viele Anforderungen der IT-Security abgedeckt. Ein weiterer wichtiger Punkt wäre jedoch, Maßnahmen zum Schutz der IT-Infrastruktur zu treffen. Da trotz performanter Virenscanner, sowohl auf Server- als auch auf Client-Seite, immer ein nicht zu vernachlässigendes Restrisiko vor Zero-Day-Attacken besteht, müssen weitere Maßnahmen getroffen werden.

Hierzu zählen Maßnahmen wie eine VPN-Verbindung auf Applikationsebene, digital signierte Applikationen, das Ausführen der Clients innerhalb einer Sandbox oder einer gekapselten Umgebung, das Tarnen des Clients im Netz und eine Firewall zum Schutz gegen Angriffe aus dem gleichen (W)LAN.

3. Administration

Die Administration externer Geräte stellt oft eine besondere Herausforderung für die IT dar, ganz besonders dann, wenn auch private Endgeräte zum Einsatz kommen. Die Installation einer Software auf einem privaten PC ist, gerade durch den nachfolgenden Supportaufwand, für die meisten Administratoren mit Recht ein absolutes No-Go.

Die Ausgabe von Firmengeräten wäre eine deutliche Vereinfachung, ist aber auch die kostspieligere Alternative. Auch hier ist den erhöhten Anforderungen in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit für den Einsatz von Geräten außerhalb der Firma Rechnung zu tragen. Da ein direkter Vor-Ort-Support nicht gegeben ist, muss mit einem erhöhten Aufwand kalkuliert werden.

Eine deutliche Entlastung kann über den Einsatz installations- und konfigurationsfreier Zugangskomponenten erfolgen. Dies ist beispielsweise bei den Lösungen ECOS MOBILE OFFICE STICK und ECOS SECURE BOOT STICK der Fall. So erfolgt bei letzterem eine 100-prozentige Trennung zwischen beruflicher und privater Nutzung, so dass auch private Geräte, sogar unter höchsten Sicherheitsanforderungen, bei Behörden und Unternehmen bedenkenlos eingesetzt werden können. Über diesen Weg wird der private PC oder Mac für die Zeit der beruflichen Nutzung zum zentral gemanagten Firmen-PC.

4. Benutzerfreundlichkeit

Für das Erzielen guter Arbeitsergebnisse spielt auch die Akzeptanz der bereitgestellten Technik eine wesentliche Rolle. Viele Anwender nutzen gerne ihren vertrauten privaten PC oder ihr privates Notebook – sei es aus Markentreue, auf Grund der Performance oder weil sie einfach kein weiteres Gerät auf dem Schreibtisch wünschen.

Bei Teil-Heimarbeitsplätzen ist es auch nicht jedermanns Sache, das Firmennotebook abends mit nach Hause zu schleppen. Besonders verständlich ist dies etwa bei Nutzern öffentlicher Verkehrsmittel oder Fahrradfahrern. Darüber hinaus spielen die Aspekte einfache Bedienung, geringe Fehleranfälligkeit und Resistenz gegen Fehlbedienung eine ganz wichtige Rolle.

5. Gesamtkostenkalkulation

Spätestens bei der Kostenbetrachtung stellt sich die Frage, ob firmeneigene Hardware oder private Geräte zum Einsatz kommen. Beim Firmen-PC ist die reine Anschaffung nur ein Teil der Kosten. Hinzu kommen Wartung, Softwarelizenzen, 2-Faktor-Authentisierung, Support und weitere Ausgaben. Selbst konservativ kalkuliert, ergeben sich hier – auf einen Zeitraum von drei Jahren betrachtet – schnell Beträge von 2.000 € – 3.000 €.

Lässt sich hingegen ein privates Gerät durch die technische Realisierung einer geschützten Umgebung sicher einsetzen, reduzieren sich die Investitionen auf einen Bruchteil im Vergleich zum Firmengerät. Im Vergleich ist hier etwa beim Einsatz von ECOS-Lösungen gerade einmal ein Budget von 350 € – 400 € auf drei Jahre erforderlich.

6. Einbindung des Personalrats

Vor der Einführung von Heimarbeitsplätzen empfiehlt es sich, Personalräte und Betriebsräte frühzeitig mit einzubinden. Die Möglichkeit, ganz oder teilweise vom Homeoffice aus tätig zu sein, bietet erhebliche Vorteile.

Im Sinne der „Vereinbarkeit von Beruf und Familie“ können gerade Eltern mit Kleinkindern ihre Arbeitszeiten flexibler an Schulzeiten, Arztbesuche oder sonstige familiäre Verpflichtungen anpassen. Dies führt nachweislich zu weniger Stress, geringeren Fehlzeiten, besseren Arbeitsergebnissen und zufriedeneren Mitarbeitern.

Auch finanziell lohnt sich ein Heimarbeitsplatz für die Mitarbeiter. Bei einer durchschnittlichen Entfernung von 23 km zum Arbeitsplatz und einer durchschnittlichen Fahrzeit von 32 Minuten je Strecke kommen über ein Jahr gesehen erhebliche Einsparungen und ein Mehr an Freizeit zusammen. Daher sind etwaige Forderungen nach Kompensationszahlungen für die Benutzung privater PCs seitens der Beschäftigten in vielen Betrieben und Behörden auch kein Thema, denn die Vorteile für den Mitarbeiter überwiegen deutlich.

7. Auswirkungen für die Mitarbeiter

Bei allen Vorteilen, welche Heimarbeitsplätze für Unternehmen und Mitarbeiter bieten, sollte darauf geachtet werden, dass die sozialen Kontakte zu den Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen gewahrt bleiben. Ebenso dürfen die Karrierechancen durch ein Arbeiten in Heimarbeit nicht gefährdet werden. Daher empfiehlt sich ein gesundes Verhältnis zwischen Büroarbeitsplatz und Heimarbeitsplatz.


Weiterführende Links:

(1) http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__9.html

(2) http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/anlage.html

(3) www.lfd.niedersachsen.de/download/52033/Schutzstufenkonzept_LfD_Niedersachsen_.pdf